أهم التقارير الفندقية لإدارة الممتلكات

تقارير الفنادق ليست فقط لسلاسل العلامات التجارية الكبيرة. يجب على مالكي ومديري النزل وبيوت الضيافة وأنواع العقارات بجميع الأحجام أيضًا تشغيل تقارير فندقية معينة كل ليلة للتأكد من أن أعمالهم تسير بسلاسة ولإعداد خطط مدفوعة بالبيانات للمستقبل.

متى يجب أن أشغل التقارير من تدقيق فندقي؟

لضمان أن جميع البيانات لذلك اليوم مكتملة وأن تقاريرك دقيقة، من الضروري تشغيل تقارير التدقيق في الوقت المناسب. تعرض معظم التقارير فقط المعاملات المكتملة، وليس المعاملات المعلقة، مما يشير إلى أن المعاملات تتعلق إما بتاريخ بدء الإقامة أو تاريخ انتهاء الإقامة. يحدث هذا عادةً عندما يتم تغيير الحجوزات إلى حالة "داخل الفندق" أو يتم قبول الزوار. ننصح بالتحقق بانتظام من حجوزاتك حتى تعكس التقارير البيانات منها بدقة. يتم نشر المعاملات اليومية تلقائيًا في منطقة التقارير لمعظم أنظمة إدارة العقارات (PMS) المدمجة بالتقارير.

ما هي أهم تقارير الإدارة التي يجب على الفنادق تشغيلها؟

تقرير المعاملات:

ما هو: تقرير معاملات الفندق هو وثيقة تشبه دفتر النشر. يحتفظ بسجل لكل نشر ومدفوعات تمت في ملفاتك وحسابات المنزل والحجوزات. يتضمن هذا التقرير قائمة كاملة بجميع التعديلات والإلغاءات والمبالغ المستردة. يمكن استخدام الفلاتر لعرض المعاملات المنشورة حسب التاريخ، المستخدم، نوع المعاملة (الائتمانات، الخصومات، العناصر، والخدمات، إلخ)، حالة الضيف (داخل الفندق، مغادر، عدم الحضور، إلخ)، ومعايير أخرى. ننصحك بتصفية لرؤية عدد قليل من أنواع المعاملات المختلفة في وقت واحد إذا كنت تدير عقارًا كبيرًا مع عدة مستخدمين يقومون بالنشر عدة مرات كل يوم.

التقرير المالي اليومي

ما هو: التقرير المالي اليومي مشابه لتقرير المدير. يحتوي على إحصائيات كل يوم لأي تاريخ. يركز التقرير على أداء فندقك من حيث إيرادات الغرف المكتسبة في تاريخ التقرير، والحجوزات المحتفظ بها، وتوقع الإنتاج للأيام الأربعة عشر التالية. يوفر نظرة عامة على جميع البيانات الضرورية للإدارة التي تستخدم يوميًا، بما في ذلك ADR، revPAR، نسبة الإشغال، الإيرادات الإجمالية، والمزيد.

تقرير دفتر المدفوعات

ما هو: يشبه تقرير دفتر حسابات المدفوعات في الفندق تقرير حسابات القبض. يمكنك التحقق من حسابات القبض لتحديد أي حجوزات لم يتم دفعها بالكامل، ورؤية ما تم دفعه، وتأكيد أن مدفوعاتك تتوافق مع دخلك باستخدام هذا التقرير المحاسبي. يجب أن تكون قادرًا على تصفية الحجوزات في هذا التقرير حسب نوع الدفع، التاريخ، المعاملات المرتبطة بالدفع، وتواريخ إقامة الحجز.

تقرير الضرائب

ما هو: يسرد تقرير الضرائب في الفندق جميع الضرائب والرسوم التي تم تسجيلها اعتبارًا من التاريخ الحالي، الشهر، والسنة. من الضروري التحقق دوريًا من حجوزاتك لأن الضرائب والرسوم عادةً ما تكون مبنية على خدمة تم تقديمها. من خلال القيام بذلك، يمكنك التأكد من أن معلومات الضرائب في هذا التقرير دقيقة. تذكر أن الضرائب والرسوم للحجوزات التي تم تغيير حالتها من "مؤكدة" إلى "ملغاة" أو "عدم الحضور" لا ينبغي أن تظهر في هذا التقرير.

تقرير الصندوق

يجب إنشاء تقرير الصندوق في الفندق كلما تم إغلاق درج النقود في أي موقع يتم فيه قبول المدفوعات، مثل مقهىك أو متجر الهدايا. يمكن التحقق من جميع المعاملات المالية (المدفوعات والمبالغ المستردة) التي تمت إلى الدرج باستخدامه. يمكنك استخدام هذا التقرير لمطابقة كمية النقود التي تم إخراجها من الدرج ووضعها في الخزنة أو البنك إذا كان لديك "إسقاط خزنة" أو "إسقاط نقدي".

تقرير الملاحظات

قد تستخدم بعض أماكن الإقامة الملاحظات في نظام إدارة الممتلكات الخاص بها لإبلاغ المستخدمين الآخرين بتفاصيل الحجز أو إرشادات الدفع. من خلال إدخال نطاق تاريخ للوصول أو المغادرة وحالة الحجز، يمكنك تصفية تقرير ملاحظات الفندق للبحث عن الحجوزات أو ملاحظات الضيوف.

تقرير المغادرات

يكشف تقرير المغادرات عن أي من ضيوفك المقيمين من المتوقع أن يقوموا بتسجيل الخروج اليوم وأي منهم سيقوم بتسجيل الخروج في اليوم التالي أو في يوم معين. يجب على مدقق الليل أو مدير الليل لديك إنشاء تقريرين للمغادرات كل ليلة، واحد لليوم الحالي وواحد لليوم التالي. بينما يستعد فريقك للمغادرات في اليوم التالي، يمكنك استخدام هذا لاكتشاف أي زوار لم يقوموا بتسجيل الخروج عندما كان ينبغي عليهم ذلك.

تقرير الوصول

بالإضافة إلى تقرير المغادرة، يجب على مدير الليل أو المدقق أيضًا تزويد موظفي الصباح بتقرير الوصول. يتضمن هذا التقرير قائمة بالوصول المتوقع لليوم التالي أو إطار زمني محدد. يمكنك تحديد الزوار الذين حصلوا على تخصيصات الغرف والذين لم يحصلوا عليها باستخدام التقرير.

من أجل أن تعمل منشأتك بشكل فعال، هناك العديد من التقارير الأخرى التي يجب تشغيلها باستمرار. تشمل هذه التقارير تقرير متوسط سعر الغرفة اليومي حتى تتمكن من مقارنة منشأتك، وتقرير إنتاج القنوات حتى تتمكن من مقارنة مصادر الحجز المباشر والأطراف الثالثة، وتقرير عدم الحضور لفترة زمنية معينة، والعديد من التقارير الأخرى.

لهذا السبب، من الضروري تطوير استراتيجية ومراجعة أهم المقاييس التي ستساعدك في تتبع تقدمك، بالإضافة إلى اختيار حل برمجي بالوظائف المناسبة لأغراضك.

يمكنك الحصول على جميع هذه التقارير مع كتاب المنطق.